Was die Provision ein 20-Zimmer-Haus im Jahr kostet
Als Referenz dient ein Hotel mit 20 Zimmern und 350.000 € Logisumsatz im Jahr, von dem 30 % über Buchungsportale hereinkommen. Das sind 105.000 € Umsatz, auf die Provision anfällt — je nach Provisionssatz zwischen 12.600 und 18.900 € im Jahr. Welcher Satz für Ihr Haus gilt, steht auf Ihrer Monatsabrechnung; üblich sind 15 bis 18 %. Beim Standardwert unseres Provisionsrechners von 15 % sind es 15.750 €.
Dieser Betrag hat eine Eigenschaft, die im Alltag leicht untergeht: Er wächst mit jeder zusätzlichen Portalbuchung. Ein gutes Jahr mit hoher Auslastung ist zugleich das Jahr mit der höchsten Provisionsrechnung. Wer den Posten senken will, muss deshalb nicht das Portal abschaffen, sondern den Anteil der Buchungen verschieben, die darüber laufen.
Wie Direktbuchungen kleiner Hotels wirklich hereinkommen
Wer über weniger Provision nachdenkt, denkt meist zuerst an die Buchungsstrecke auf der eigenen Website. Die Zahlen zeigen ein anderes Bild. Nach der HOTREC-Distributionsstudie 2024 für Deutschland verteilen sich die Direktbuchungen so: E-Mail 22,7 %, Buchungsstrecke 15,1 %, Telefon 13,8 %, Kontaktformular 4,5 %. Rund 41 % aller Direktbuchungen kommen also manuell herein — per Mail, Anruf oder Formular. Das ist fast das Dreifache dessen, was die Buchungsstrecke bringt.
Für die Praxis heißt das: Der größte Hebel für Direktbuchungen liegt nicht im Buchungsknopf, sondern an der Rezeption — bei der Frage, wie schnell und wie verbindlich eine Anfrage beantwortet wird. Eine Anfrage, die lange unbeantwortet bleibt, hat die sofortige Zusage des Portals als Konkurrenz.
Sechs Maßnahmen, die Direktbuchungen zurückholen
1. Eigene Website mit Buchungsstrecke
Die Grundlage bleibt eine eigene Website, auf der Gäste ohne Umweg Verfügbarkeit sehen und buchen können. Die Buchungsstrecke trägt 15,1 % der Direktbuchungen — nicht den größten Anteil, aber den, der ohne Zutun des Teams rund um die Uhr funktioniert. Prüfen Sie, ob Ihre Website auf dem Handy sauber läuft, der Weg zur Buchung in wenigen Schritten erreichbar ist und Preise sowie Stornobedingungen klar stehen.
2. Anfragen per E-Mail und Telefon in kurzer Zeit mit einem Angebot beantworten
Hier liegt mit 22,7 % (E-Mail) und 13,8 % (Telefon) der größte Anteil. Antworten Sie auf eine Anfrage nicht mit einer Rückfrage, sondern mit einem Angebot: Zeitraum, Zimmerkategorie, Preis, Foto und Stornobedingungen — und einem Weg, auf dem der Gast ohne weiteren Mailwechsel verbindlich bestätigt. Telefonische Anfragen notieren Sie und schicken das Angebot anschließend per E-Mail nach. Sinnvoll ist außerdem, das angefragte Zimmer bis zum Ablauf des Angebots freizuhalten und bei ausbleibender Antwort nach einer festen Frist einmal nachzufassen. Ein gutes Werkzeug erledigt das in unter einer Minute aus einer gemeinsamen Liste aller eingegangenen Anfragen heraus; ohne Werkzeug helfen eine Vorlage und eine feste Regel, wer am Tag dafür zuständig ist.
3. Kostenlose Google-Buchungslinks einrichten
Google kann in seinen Hotelergebnissen einen Buchungslink anzeigen, der direkt auf Ihre eigene Buchungsstrecke führt. Diese Links kosten nichts, und auf die Buchung fällt keine Provision an. Voraussetzung ist ein bestätigtes Google-Unternehmensprofil, dessen Angaben exakt mit denen Ihrer Website übereinstimmen. Nur 40 % der unabhängigen Hotels sind an Google Hotel Ads angebunden, zu denen die kostenlosen Buchungslinks gehören — ein Posten, den viele Häuser schlicht liegen lassen.
4. Stammgäste direkt ansprechen
Wer schon einmal bei Ihnen war, braucht kein Portal, um Sie zu finden — er muss nur wissen, dass der direkte Weg existiert. Sagen Sie es beim Check-out, nennen Sie die Website auf der Rechnung und holen Sie die Einwilligung für gelegentliche Post ein. Mit einer Gästedatenbank, die sich nach Aufenthaltszeitraum, Herkunft oder Anzahl der Aufenthalte sortieren lässt, können Sie Wiederkehrer gezielt vor der Saison anschreiben. Einwilligung und Abmeldemöglichkeit gehören dabei selbstverständlich dazu.
5. Das Portal bewusst als Schaufenster nutzen
Ein Portal abzuschalten ist für die meisten kleinen Häuser keine Option und auch nicht nötig: Es bringt Reichweite bei Gästen, die Ihr Haus noch nicht kennen. Entscheidend ist, was danach passiert. Die erste Buchung darf über das Portal kommen — der zweite Aufenthalt sollte direkt zustande kommen. Dafür muss der Gast im Haus erleben, dass es einen direkten Weg gibt, und diesen Weg anschließend leicht wiederfinden: über die Website, das Unternehmensprofil bei Google und Ihre eigene Ansprache. Pflegen Sie Ihren Portalauftritt also weiter gut, aber behandeln Sie ihn als Einstieg, nicht als Dauerlösung für jeden Gast.
6. Software zum Festpreis statt Provisions- oder Transaktionsmodell
Auch die eigene Software kann Provision kosten: Manche Systeme berechnen einen festen Betrag je Buchung oder einen Prozentsatz vom Umsatz. Solche Modelle bestrafen den Erfolg — je besser die Direktbuchung läuft, desto teurer wird das System. Prüfen Sie bei jedem Angebot, ob neben der Monatsgebühr ein Betrag je Buchung oder ein Umsatzanteil anfällt. Ein Festpreis, der bei einer Verdopplung der Direktbuchungen gleich bleibt, ist die Rechnung, die sich am Jahresende am einfachsten nachvollziehen lässt.
Rechenbeispiel: Was sich verschieben muss, damit die Software sich trägt
Zurück zum Referenzhaus mit 350.000 € Logisumsatz, davon 105.000 € über Portale. Als Maßstab nehmen wir eine Software zum Festpreis von 228 € im Monat, 2.736 € im Jahr — so viel kostet Masaro Hotel einschließlich Hosting für ein Haus mit 16 bis 30 Zimmern. Das sind 14 bis 22 % der Provision aus dem ersten Abschnitt.
Damit sich die Software aus eingesparter Provision trägt, müssen bei 15 % Provisionssatz 18.240 € Logisumsatz vom Portal auf den direkten Weg wandern: 18.240 € × 15 % = 2.736 €. Das entspricht gut 5 Prozentpunkten des Logisumsatzes — der Portalanteil sinkt von 30 auf knapp 25 % — oder rund 17 % der heutigen Portalbuchungen. Holen Sie, wie es die Gegenrechnung unseres Provisionsrechners ansetzt, ein Viertel der Portalbuchungen zurück, also 26.250 €, bleiben bei 15 % rund 3.940 € Provision im Haus. Abzüglich der Zahlungsgebühren von etwa 1,4 % auf diese Umsätze (rund 370 €) liegt der Betrag weiterhin über den laufenden Softwarekosten. Im ersten Jahr kommt die einmalige Website-Erstellung und Systemeinrichtung hinzu, die diese Rechnung nicht enthält.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Die Beispielrechnung steht und fällt mit Ihren Werten: Zimmerzahl, Auslastung, Durchschnittspreis, Portalanteil und Ihr Provisionssatz. Im Provisionsrechner stellen Sie diese fünf Größen ein und sehen, was Sie heute an Provision zahlen und was im Haus bleibt, wenn ein Viertel der Portalbuchungen direkt kommt.
Masaro Hotel ist auf genau diesen Weg ausgelegt: Website, Buchungsstrecke und Anfragen-Management — Angebot in einer Minute, Gast bestätigt per Link — sind im Festpreis enthalten, mit 0 % Provision und 0 € pro Buchung. Was das im Einzelnen umfasst, zeigt der Funktionsüberblick; was ein Wechsel bedeutet, die Seite zum Umstieg.