Digitaler Meldeschein: Was seit 2025 gilt — und wie Online-Check-in die Rezeption entlastet

Die Rechtslage seit 01.01.2025

Seit dem 01.01.2025 gilt an der Rezeption eine neue Rechtslage. Sie unterscheidet erstmals klar zwischen deutschen und ausländischen Gästen: Für deutsche Staatsangehörige ist die besondere Meldepflicht entfallen — ein Meldeschein ist für sie beim Check-in nicht mehr nötig.

Für ausländische Gäste ändert die Reform an der bestehenden Pflicht nichts: Sie besteht unverändert fort. Drei Schritte gehören weiterhin dazu — der Meldeschein wird ausgefüllt, er wird eigenhändig unterschrieben, und der Gast zeigt ein gültiges Ausweisdokument vor. Alle drei Schritte bleiben an der Rezeption Pflicht, nicht nur einer davon.

Für die Praxis verdichtet sich das auf zwei kurze Sätze: Deutsche Staatsangehörige durchlaufen den Check-in ohne Meldeschein. Ausländische Gäste durchlaufen ihn wie bisher — mit Formular, eigenhändiger Unterschrift und der Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments.

Welche Daten gehören auf den Meldeschein?

§ 30 Abs. 2 BMG legt abschließend fest, welche Angaben auf den Meldeschein gehören. Für die meldepflichtige Person selbst sind das:

• An- und Abreisedatum
• Familienname
• Vornamen
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeiten
• Anschrift
• Passnummer

Für Mitreisende sieht das Bundesmeldegesetz einen reduzierten Umfang vor, gestaffelt in zwei Stufen. Mitreisende ausländische Gäste werden nach Zahl und Staatsangehörigkeit erfasst — ohne die vollständigen Einzelangaben der meldepflichtigen Person. Noch schlanker fällt die Erfassung bei Ehepartnern und minderjährigen Kindern aus: Für sie genügt die bloße Anzahl, ohne weitere Angaben.

Im Kern gilt also: Den vollständigen Datensatz liefert nur die meldepflichtige Person selbst — für alle Begleitpersonen reicht ein reduzierter Umfang, gestaffelt nach Herkunft und Status.

Elektronisch ist erlaubt — und darf vorausgefüllt sein

Elektronische Meldescheine sind nach § 29 Abs. 5 BMG unter bestimmten Voraussetzungen zulässig und dürfen mit den Buchungsdaten vorausgefüllt werden — die Angaben müssen dann nicht bei jeder Anreise neu erfasst werden.

Offen bleibt an dieser Stelle die Form der Unterschrift: Welche Verfahren die eigenhändige Unterschrift ersetzen können, regelt das Gesetz im Einzelnen. Im Zweifel bleibt die eigenhändige Unterschrift der sichere Weg.

Aufbewahren und vernichten

§ 30 Abs. 4 BMG regelt zwei Pflichten zugleich, nicht nur eine: die Aufbewahrung und, im Anschluss daran, die Vernichtung. Ein Meldeschein ist ein Jahr ab dem Abreisetag aufzubewahren — dieser Zeitraum beginnt mit der Abreise, nicht mit dem Datum der Anreise oder der Unterschrift.

Mit dem Ablauf dieses Jahres endet die Aufbewahrungspflicht nicht in einem unbestimmten „irgendwann": Das Gesetz schreibt vor, den Meldeschein innerhalb von drei Monaten nach Fristablauf zu vernichten. Dieses Vernichtungsfenster gehört genauso zum Gesetzestext wie die Aufbewahrungsfrist selbst — wer nach einem Jahr weiter aufbewahrt, ohne die Vernichtung einzuplanen, erfüllt § 30 Abs. 4 BMG nur zur Hälfte.

Aufbewahrung und Vernichtung bilden damit ein zusammenhängendes Paar, keine zwei unabhängigen Regeln — die Vernichtungsfrist schließt unmittelbar an das Ende der Aufbewahrungsfrist an.

So macht es die Masaro-Hotelsoftware

Bei Ihnen verschickt das System die Einladung zum Online-Check-in automatisch vor der Anreise, ohne dass Sie selbst daran denken müssen. Der Gast füllt den Meldeschein vorab aus eigener Hand aus — Name, Anschrift und die übrigen Angaben aus § 30 Abs. 2 BMG sind bereits aus der Buchung vorbelegt — und unterschreibt anschließend auf dem eigenen Gerät. Ob die elektronische Form im Einzelfall genügt, richtet sich nach den Verfahren des § 29 Abs. 5 BMG — den Meldeschein zum eigenhändigen Unterschreiben auf Papier erstellt das System auf Wunsch ebenfalls als PDF.

Die Deutsch/Ausland-Weiche aus der neuen Rechtslage kennt das System von selbst: Ausweisfelder erscheinen nur dort, wo sie tatsächlich gebraucht werden, also bei ausländischen Gästen. Bei deutschen Gästen bleiben sie außen vor. Auch die Fristen aus § 30 Abs. 4 BMG laufen automatisch — Aufbewahrung und Vernichtung, ohne dass Sie den Stichtag selbst im Kalender nachhalten müssen.

Für Sie heißt das in der Summe: Einladung, Vorbelegung, Unterschrift, Deutsch/Ausland-Weiche und Löschfristen laufen als ein zusammenhängender Ablauf, nicht als einzelne Schritte, die Sie gesondert anstoßen müssen.

Wie der Online-Check-in mit den übrigen Funktionen der Software zusammenspielt, zeigt Ihnen der Funktionsüberblick.