Der Zeitplan
Die E-Rechnungspflicht tritt nicht auf einen Schlag in Kraft, sondern gestaffelt in mehreren Stufen. Den Anfang macht die Empfangsseite: Inländische B2B-Rechnungen müssen Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 als E-Rechnung entgegennehmen können. Diese erste Stufe gilt schon heute — unabhängig davon, wann die eigene Ausstellungspflicht beginnt. Empfangs- und Ausstellungspflicht sind damit zwei getrennte Verpflichtungen mit jeweils eigenem Starttermin.
Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, folgt zeitversetzt und ebenfalls in zwei Schritten. Ab dem 1. Januar 2027 gilt sie für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Für alle übrigen Betriebe folgt die Ausstellungspflicht ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028.
Für die Einordnung im eigenen Betrieb hilft ein Beispiel aus der Praxis: Ein Stadthotel mit 40 Zimmern liegt mit seinem Jahresumsatz regelmäßig über der 800.000-€-Schwelle. Für ein Haus dieser Größenordnung beginnt die Ausstellungspflicht damit in aller Regel bereits 2027 — nicht erst 2028, wie es für kleinere Betriebe gilt.
Was gilt als E-Rechnung?
Als E-Rechnung im Sinne der Pflicht zählt nicht jedes elektronische Dokument, sondern nur, was dem europäischen Format EN 16931 entspricht. Zwei Formate erfüllen diese Norm: die XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind davon ausdrücklich ausgenommen, auch wenn sie ebenfalls den Namen ZUGFeRD tragen. Beide zulässigen Formate erfüllen die EN 16931 gleichermaßen — welches davon im Einzelfall zum Einsatz kommt, hängt vom Rechnungsempfänger ab.
Für die Praxis heißt das vor allem: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung — auch dann nicht, wenn es eine ordentlich ausgestellte Rechnung mit allen üblichen Angaben ist. Entscheidend ist das Format, nicht der Inhalt der Rechnung.
Wen betrifft es im Hotel?
Im Hotelbetrieb betrifft die Pflicht in erster Linie B2B-Rechnungen: Rechnungen an Firmenkunden sowie an Geschäftsreisende, die für ihren Aufenthalt eine Rechnung auf die eigene Firma wünschen. Für diese Rechnungen gilt der oben beschriebene Zeitplan unmittelbar.
Zwei Ausnahmen bleiben davon unberührt. Rechnungen an Privatgäste (B2C) fallen grundsätzlich nicht unter die Pflicht. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto. Maßgeblich für die Einstufung im Einzelfall ist damit stets der Rechnungsempfänger.
Leitweg-ID und öffentliche Auftraggeber
Öffentliche Auftraggeber zählen zu den B2B-Empfängern aus dem vorigen Abschnitt — mit einer zusätzlichen Anforderung obendrauf. Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber benötigen zusätzlich eine Leitweg-ID. Diese Kennung steht im Feld BT-10 der Rechnung.
Ausgestellt wird eine solche Rechnung außerdem in einem eigenen Format: als XRechnung — ein eigenständiges XML-Dokument ohne PDF-Ansicht.
So macht es die Masaro-Hotelsoftware
Bei Ihnen entstehen B2B-Rechnungen automatisch als ZUGFeRD im Profil EN 16931 — als PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Das ist kein separates Exportformat, das Sie zusätzlich erzeugen müssten: Jede B2B-Rechnung verlässt das System von Anfang an in diesem Format, ohne einen Extra-Schritt für Sie. So bleibt der Rechnungsprozess für Sie derselbe wie bisher — nur das Ergebnis liegt automatisch im vorgeschriebenen Format vor.
Für öffentliche Auftraggeber steht Ihnen zusätzlich die XRechnung 3.0 als Download bereit, und die Leitweg-ID hinterlegen Sie als eigenes Feld an der jeweiligen Rechnung.
Stornieren Sie eine Rechnung, entsteht daraus eine Gutschrift nach Standard. Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG, kennzeichnet das System die Rechnung entsprechend. Grundlage dafür sind in jedem Fall die nach GoBD festgeschriebenen Rechnungszeilen — einmal erzeugt, bleiben sie unverändert nachvollziehbar.
Vom automatisch erzeugten ZUGFeRD über die XRechnung für öffentliche Auftraggeber bis zur Kennzeichnung nach § 19 UStG: Jede B2B-Rechnung entsteht in der jeweils vorgeschriebenen Form. Wie das mit den übrigen Funktionen der Software zusammenspielt, zeigt Ihnen der Funktionsüberblick.