Brauche ich eine DATEV-Schnittstelle, wenn mein Steuerberater kein DATEV nutzt?

Nicht zwingend. Entscheidend ist, dass die Software die Buchungsdaten in einer Form ausgibt, die Ihr Steuerberater in sein System einlesen kann. Neben dem DATEV-Format sollte ein generischer CSV-Export vorhanden sein, der sich für andere Buchhaltungssysteme anpassen lässt. Fragen Sie Ihren Steuerberater vor dem Vertragsabschluss, welches Format er tatsächlich verarbeitet.

Wer legt den Kontenrahmen fest — das Hotel oder der Steuerberater?

Der Steuerberater. Ob in Ihrer Buchhaltung SKR03 oder SKR04 verwendet wird und auf welche Konten Übernachtungserlöse, Frühstück oder Zahlungen laufen, entscheidet die Kanzlei, die Ihre Bücher führt. Die Hotelsoftware muss den Kontenrahmen deshalb konfigurierbar machen, nicht vorgeben.

Was hat der DATEV-Export mit GoBD zu tun?

Ein Buchungsstapel ist nur so verlässlich wie die Rechnungsdaten dahinter. Lückenlose Rechnungsnummern, Korrekturen über Storno statt Löschung und ein unveränderliches Journal sorgen dafür, dass die exportierten Buchungen mit den festgeschriebenen Rechnungen übereinstimmen. Für eine Prüfung kommt ein separater Datenexport mit Beschreibungsdatei hinzu, der sich in der Prüfsoftware der Finanzverwaltung einlesen lässt.

Zählt meine Hotelsoftware als Kasse, wenn sie Barzahlungen erfassen kann?

Nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a liegt eine Kassenfunktion bereits dann vor, wenn ein System bare Zahlungsvorgänge erfassen kann — die technische Möglichkeit genügt. Daran hängen weitere Pflichten wie die Belegausgabe. Klären Sie deshalb mit dem Anbieter, ob und wie Barzahlungen im System erfasst werden, und besprechen Sie die Folgen mit Ihrem Steuerberater.

DATEV-Export: Was Hotelsoftware können muss

Wenn der Steuerberater jeden Monat Rechnungen und Zahlungen von Hand erfasst, kostet das Zeit und Geld — und es entstehen Fehler. Ein Buchhaltungsexport aus der Hotelsoftware löst das Problem, aber nur, wenn er die richtigen Daten in der richtigen Form liefert. Dieser Ratgeber zeigt, was Ihr Steuerberater wirklich braucht, wie der Export mit GoBD zusammenhängt und welche sieben Fragen Sie vor dem Vertrag stellen sollten.

Das Problem: Belege abtippen

In vielen kleineren Hotels läuft die Buchhaltung noch so: Am Monatsende gehen Rechnungen, Kontoauszüge und Kartenabrechnungen als Stapel oder PDF an die Kanzlei, und dort werden sie einzeln erfasst. Ohne eine Schnittstelle zwischen Hotelsoftware und Buchhaltung entstehen dabei bis zu 12 Stunden Mehraufwand pro Monat — Zeit, die entweder der Steuerberater in Rechnung stellt oder die Sie selbst mit dem Vorbereiten der Unterlagen verbringen.

Entsprechend oft fragen Steuerberater nach einer DATEV-Schnittstelle. Das Thema kommt in fast jedem Gespräch über einen Softwarewechsel auf. Was dabei genau gemeint ist, bleibt aber häufig unklar — und genau hier lohnt es sich, vor dem Vertrag nachzufragen.

Was der Steuerberater tatsächlich braucht

Ein brauchbarer Buchhaltungsexport besteht aus mehr als einer Liste aller Rechnungen. Die Kanzlei braucht Daten, die sich ohne Nacharbeit einlesen lassen. Im Kern sind das vier Bestandteile:

Buchungsstapel im DATEV-Format mit den Erlösen getrennt nach Steuersätzen und nach Leistungszeiträumen. Eine Rechnung über einen Aufenthalt mit Übernachtung und Frühstück enthält Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen — der Export muss sie getrennt ausweisen, nicht als eine Summe.
Zahlungen mit Kontenzuordnung. Kartenzahlung, Überweisung und Online-Zahlung laufen in der Buchhaltung auf unterschiedliche Konten. Der Export sollte jede Zahlung bereits dem richtigen Konto zuordnen.
Debitorenstammdaten. Firmenkunden, die auf Rechnung zahlen, werden in der Buchhaltung als Debitoren geführt. Deren Stammdaten sollten mit übergeben werden, damit die Kanzlei sie nicht von Hand anlegt.
Konfigurierbarer Kontenrahmen (SKR03/SKR04). Welchen Kontenrahmen Ihre Buchhaltung verwendet, gibt der Steuerberater vor — nicht die Software. Die Kontonummern für Erlöse, Steuersätze und Zahlungswege müssen sich deshalb einstellen lassen.

Dazu kommt ein generischer CSV-Export für Kanzleien, die mit einem anderen System arbeiten. Das DATEV-Format ist verbreitet, aber nicht das einzige — ein offener Export stellt sicher, dass Sie beim Wechsel des Steuerberaters nicht auch die Hotelsoftware wechseln müssen.

Der Zusammenhang mit GoBD

Ein Buchungsstapel ist nur so belastbar wie die Rechnungen, aus denen er entsteht. Deshalb prüft der Steuerberater nicht nur das Exportformat, sondern auch, wie die Software mit ihren Rechnungsdaten umgeht. Die GoBD setzen hier den Rahmen, und in der Praxis geht es um fünf Punkte:

Lückenlose Rechnungsnummern und Festschreibung. Der Nummernkreis hat keine Lücken, und eine festgeschriebene Rechnung darf nicht mehr geändert oder gelöscht werden — auch nicht von einem Administrator. Die Festschreibung hält Zeitpunkt und Benutzer fest.
Storno statt Löschung. Korrekturen laufen über einen Storno mit eigener Nummer und Verweis auf die ursprüngliche Rechnung, gefolgt von einer Neuausstellung. So bleibt der Nummernkreis geschlossen.
Journal. Alle buchungsrelevanten Vorgänge werden unveränderlich mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert.
Prüfungsfähiger Datenexport. Für eine Außenprüfung braucht es einen Export im GDPdU-Format mit Beschreibungsdatei, der sich in die Prüfsoftware IDEA einlesen lässt. Das ist ein anderer Export als der Buchungsstapel für die laufende Buchhaltung.
Verfahrensdokumentation. Ein Dokument, das beschreibt, wie das System Rechnungen erzeugt, festschreibt und aufbewahrt. Gute Software liefert dafür eine Vorlage mit, die aus den tatsächlichen Betreiberdaten befüllt wird.

Hinzu kommen konfigurierbare Aufbewahrungsfristen mit einer Löschsperre für aufbewahrungspflichtige Daten. Diese Punkte prüft in der Regel nicht der Hotelier, sondern sein Steuerberater — und der entscheidet damit oft mit darüber, welche Software angeschafft wird.

Steuersätze sauber trennen

Für den Buchungsstapel ist die Aufteilung der Erlöse nach Steuersätzen entscheidend. Übernachtung und Nebenleistungen unterliegen im Hotel unterschiedlichen Sätzen. Welche Leistung mit 7 und welche mit 19 Prozent belegt ist und wie Pauschalen aufgeteilt werden, erläutert unser Ratgeber zur Umsatzsteuer im Hotel. Für den Export gilt: Die Software muss den Steuersatz je Position kennen und datumsabhängig führen, sonst stimmt der Stapel nicht.

Barzahlungen: ein kurzer Hinweis

Ein Punkt, der beim Thema Buchhaltung oft übersehen wird: Nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem bereits dann Kassenfunktion, wenn es bare Zahlungsvorgänge erfassen kann. Die technische Möglichkeit genügt. Mit der Kassenfunktion hängen weitere Pflichten zusammen, etwa die Belegausgabe und ein Export für die Kassennachschau. Klären Sie daher mit dem Anbieter, ob die Software Barzahlungen erfasst oder ob diese ausschließlich über eine vorhandene Kasse laufen — und besprechen Sie die Antwort mit Ihrem Steuerberater.

Checkliste: 7 Fragen vor dem Vertrag

Gibt es einen Buchungsstapel im DATEV-Format — und lässt sich ein Beispiel vorab an meinen Steuerberater schicken?
Werden Erlöse nach Steuersätzen und Leistungszeiträumen getrennt ausgegeben, auch bei Rechnungen mit gemischten Positionen?
Lässt sich der Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) samt Kontonummern frei einstellen?
Werden Zahlungen mit Kontenzuordnung und Debitorenstammdaten mitgeliefert?
Gibt es zusätzlich einen generischen CSV-Export für andere Buchhaltungssysteme?
Sind Rechnungsnummern lückenlos, laufen Korrekturen über Storno, und gibt es einen IDEA-lesbaren Export samt Verfahrensdokumentation?
Kann die Software Barzahlungen erfassen — und was folgt daraus für meinen Betrieb?

Nehmen Sie die Antworten mit in das Gespräch mit Ihrer Kanzlei. Der Steuerberater gibt den Kontenrahmen vor und weiß am besten, welches Format er verarbeiten kann — seine Zustimmung vor dem Vertrag erspart Ihnen Nacharbeit nach der Einführung.

Wo Masaro Hotel heute steht

Bei Masaro Hotel sind lückenlose Rechnungsnummern, Storno mit Verweis, das unveränderliche Journal, der IDEA-lesbare GoBD-Export mit Beschreibungsdatei und die aus Ihren Betreiberdaten erzeugte Verfahrensdokumentation heute vorhanden. Der DATEV-Buchungsstapel mit konfigurierbarem Kontenrahmen ist als Modul vorgesehen, aber noch nicht umgesetzt — wir sagen Ihnen im Gespräch ehrlich, wann er kommt. Einen Überblick über den aktuellen Stand aller Funktionen finden Sie im Funktionsüberblick.

Hotelsoftware und Steuerberater: Was ein Buchhaltungsexport (DATEV) können muss