Die Grundregel: Übernachtung 7 %, Nebenleistungen 19 %
Für die Beherbergung selbst gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Alles, was das Hotel darüber hinaus anbietet, zählt als Nebenleistung und unterliegt grundsätzlich dem Regelsatz von 19 %: Parkplatz, WLAN, Telefon, Wellness, Minibar, Wäscheservice — und bis Ende 2025 auch die Verpflegung einschließlich Frühstück. Für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen gilt seit dem 1. Januar 2026 der ermäßigte Satz, Getränke bleiben bei 19 % (dazu unten mehr). Entscheidend ist also nicht, ob eine Leistung zum Aufenthalt gehört, sondern ob sie die Übernachtung selbst ist.
Ein Beispiel mit runden Zahlen: Eine Übernachtung für 100 € netto enthält 7 € Umsatzsteuer, ein Parkplatz für 10 € netto 1,90 €. Der Gast zahlt 118,90 € — und die Rechnung muss beide Steuersätze getrennt zeigen. Wie genau, lesen Sie weiter unten.
Pauschalen und die Vereinfachungsregelung
Verkaufen Sie Übernachtung und Nebenleistungen zu einem Gesamtpreis, müssen die Anteile trotzdem nach Steuersätzen getrennt werden. Dafür gibt es eine Vereinfachungsregelung der Finanzverwaltung: Ein pauschaler Prozentsatz des Gesamtpreises wird als Sammelposten für die Nebenleistungen angesetzt, der übrige Anteil entfällt auf die Übernachtung. Welcher Prozentsatz aktuell gilt, steht im Umsatzsteuer-Anwendungserlass und kann sich ändern — fragen Sie Ihren Steuerberater nach dem Stand für Ihr Haus.
Ob diese Regel für Ihre Pauschalen passt und ob sie sich nach der Änderung zum Jahresbeginn 2026 noch lohnt, klären Sie ebenfalls mit Ihrem Steuerberater. Ihre Software sollte die Vereinfachung jedenfalls als Option anbieten — und nicht nur die artikelgenaue Aufteilung.
Was sich zum 1. Januar 2026 geändert hat
Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 gilt seit dem 1. Januar 2026 für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen der ermäßigte Satz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Getränke, die vor Ort verzehrt werden, bleiben bei 19 % — das gilt auch für Milch und Milchmischgetränke wie Kaffee-Milch-Zubereitungen. Bis zum 31. Dezember 2025 galt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen der Regelsatz von 19 %; lediglich die Lieferung von Speisen, also der Außer-Haus-Verkauf, war bereits mit 7 % begünstigt. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fasst die Regelung in einer Übersicht zum ermäßigten Steuersatz ab 2026 zusammen.
Für Kombiangebote aus Speisen inklusive Getränken zu einem Gesamtpreis — etwa Buffet oder All-inclusive-Angebote — nennt dieselbe Übersicht ein BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025: Demnach ist es nicht zu beanstanden, wenn bei der Aufteilung des Gesamtpreises der auf die Getränke entfallende Anteil mit 30 % angesetzt wird. Ob und wie Sie das etwa auf ein Frühstück mit Kaffee und Saft anwenden, ist eine Frage für Ihren Steuerberater.
Was das für Häuser mit Restaurant bedeutet
Ein Hotel mit Restaurant hatte bisher zwei Steuersätze auf der Rechnung — jetzt sind es faktisch drei Gruppen: Übernachtung 7 %, Speisen 7 %, Getränke und alle übrigen Nebenleistungen 19 %. Die Software muss den Steuersatz deshalb je Artikel führen, nicht als eine globale Einstellung für das ganze Haus. Ein Abendessen und das dazu bestellte Glas Wein sind zwei Positionen mit zwei Sätzen.
Hinzu kommt das Datum. Ein Aufenthalt über den Jahreswechsel 2025/2026 hinweg braucht je Leistungstag den richtigen Satz: Das Abendessen am 30. und 31. Dezember 2025 wurde noch mit 19 % abgerechnet, dasselbe Abendessen am 1. Januar 2026 mit 7 %. Die Getränke dazu lagen an allen Tagen bei 19 %. Steuersätze brauchen also einen Gültigkeitszeitraum — sonst rechnet die Software für Aufenthalte über den Stichtag falsch.
Was auf der Rechnung stehen muss
§ 14 UStG verlangt, dass die Rechnung nach Steuersätzen aufgeschlüsselt ist: Für jeden Steuersatz müssen das Entgelt, der Steuersatz selbst und der darauf entfallende Steuerbetrag getrennt ausgewiesen sein. Für das Beispiel von oben heißt das: eine Zeile mit 100 € Entgelt, 7 % und 7,00 € Steuer sowie eine zweite Zeile mit 10 € Entgelt, 19 % und 1,90 € Steuer. Eine einzelne Summenzeile „enthält Umsatzsteuer" genügt nicht.
Für Firmenkunden kommt ab 2027 beziehungsweise 2028 die Pflicht zur E-Rechnung hinzu — auch dort werden die Steuersätze strukturiert getrennt übergeben. Mehr dazu im Ratgeber zur E-Rechnung im Hotel. Die Kurtaxe ist ein eigenes Thema mit eigener Abrechnungslogik; dazu gibt es einen separaten Ratgeber.
Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt, weist keine Umsatzsteuer aus — weder auf der Rechnung noch in der Online-Buchungsstrecke dürfen dann Steuerbeträge auftauchen. In der Software sollte das ein einzelner Schalter sein, der durchgängig wirkt, statt einer Einstellung, die Sie an mehreren Stellen pflegen müssen. Ob die Regelung für Ihr Haus überhaupt in Frage kommt, beurteilt Ihr Steuerberater.
Firmenkunden aus dem Ausland
Rechnungen an ausländische Firmenkunden mit Umsatzsteuer- Identifikationsnummer folgen eigenen Regeln, Stichwort Reverse-Charge. Ihre Software sollte die USt-ID des Kunden an der Rechnung erfassen und solche Fälle gesondert behandeln können. Welche Leistungen in Ihrem Fall betroffen sind und wie die Rechnung dann auszusehen hat, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater — dieser Ratgeber geht bewusst nicht tiefer darauf ein.
Checkliste für Ihre Software
- Steuersatz je Artikel und Leistungsart, mit Gültigkeitszeitraum — nicht als einzelner Wert für das ganze Haus.
- Aufenthalte über einen Stichtag hinweg rechnen je Leistungstag mit dem passenden Satz.
- Vereinfachungsregelung für Pauschalen als wählbare Option.
- Rechnungsdarstellung nach § 14 UStG: Entgelt je Satz, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt.
- Kleinunternehmerregelung als Schalter, der Rechnung und Buchungsstrecke gleichermaßen erfasst.
- USt-ID ausländischer Firmenkunden erfassbar, Reverse-Charge abbildbar.
- Historie: Eine bereits erstellte Rechnung behält ihren Steuersatz, auch wenn sich das Gesetz ändert.
Ein Haus mit Restaurant sollte vor allem den ersten und den letzten Punkt prüfen: Kann die Software einen Satz mit Datum wechseln, ohne die Rechnungen des Vorjahres anzufassen? Wenn nicht, wird jeder künftige Stichtag zur Handarbeit.
Die Masaro-Hotelsoftware führt die Steuersätze je Leistungsart mit Gültigkeitszeitraum: Der Verpflegungswechsel zum 1. Januar 2026 ist hinterlegt, Aufenthalte über den Stichtag werden je Leistungstag gerechnet, und je Haus sowie je Zusatzleistung lässt sich ein eigener Satz setzen. Die Kleinunternehmerregelung ist ein Schalter, der den Steuerausweis auf der Rechnung abschaltet; festgeschriebene Rechnungen bleiben bei einem Satzwechsel unverändert. Die Vereinfachungsregelung für Pauschalen ist noch nicht umgesetzt und als Erweiterung vorgesehen. Welche Funktionen sonst noch dazugehören, zeigt der Funktionsüberblick.