Warum kleine Häuser andere Anforderungen haben
In einem kleinen Haus gibt es keine Abteilung, die sich um Statistikmeldungen, Steuersätze oder Datenschutz kümmert. Alles läuft über die Rezeption, und die ist häufig mit einer Person besetzt. Eine Software muss diese Pflichten deshalb mit erledigen, statt sie als Zusatzaufgabe liegen zu lassen.
Dazu kommt ein Punkt, den Funktionslisten selten abbilden: wie die Buchungen überhaupt hereinkommen. Die HOTREC-Distributionsstudie 2024 weist für Deutschland aus, dass Direktbuchungen zu 22,7 % per E-Mail, zu 13,8 % per Telefon und zu 4,5 % über das Kontaktformular eingehen — zusammen rund 41 %. Über die Buchungsstrecke der Website kommen 15,1 %. Ein System, das nur die Online-Buchung gut beherrscht, deckt damit den kleineren Teil der täglichen Arbeit ab. Fragen Sie deshalb, wie schnell sich aus einer E-Mail-Anfrage ein Angebot erstellen lässt und ob der Gast es selbst bestätigen kann, ohne dass jemand die Buchung abtippt.
Checkliste: acht Pflichtfunktionen
Die folgenden Punkte sind keine Komfortfunktionen, sondern ergeben sich aus Gesetz oder Verwaltungspraxis. Fehlt einer, erledigen Sie ihn künftig von Hand — oder gar nicht.
1. Beherbergungsstatistik
Betriebe mit mindestens 10 Gästebetten melden monatlich über IDEV oder eSTATISTIK.core: Ankünfte, Übernachtungen, Herkunftsland der Gäste nach amtlicher Ländersystematik und angebotene Betten, ab 25 Gästezimmern zusätzlich Zimmerzahl und Zimmerauslastung. Die Software sollte das Herkunftsland als Pflichtfeld führen und die Monatsmeldung auf Knopfdruck erzeugen. Die Reform des Meldegesetzes 2025 hat an dieser Pflicht nichts geändert.
2. Kurtaxe und Gästebeitrag
In Kur- und Urlaubsorten braucht die Software Abgabenarten je Person und Nacht, Saisontarife, Befreiungen und eine Monats- oder Quartalsabrechnung für die Gemeinde. Entscheidend ist der Ausweis auf der Rechnung: Ist der Gast Abgabenschuldner, ist die Kurtaxe ein durchlaufender Posten ohne Umsatzsteuer (EuGH, 13.07.2023, C-344/22); ist der Betrieb Schuldner, gehört sie zum steuerpflichtigen Entgelt. Beides muss sich einstellen lassen.
3. Umsatzsteuer 7 und 19 Prozent
Übernachtung 7 %, Frühstück, Parkplatz, WLAN, Wellness und Minibar 19 % — und seit dem 01.01.2026 fallen Restaurant- und Verpflegungsleistungen auf 7 %, während Getränke bei 19 % bleiben. Die Software muss Steuersätze je Artikel mit Gültigkeitszeitraum führen und Rechnungen nach § 14 UStG getrennt nach Satz und Betrag ausweisen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchen einen Schalter, der den Steuerausweis abschaltet.
4. GoBD
Lückenlose Rechnungsnummern, Korrekturen nur per Storno und Neuausstellung statt Löschung, ein unveränderliches Journal und ein Export, der sich in die Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA) einlesen lässt. Fragen Sie außerdem nach einer mitgelieferten Verfahrensdokumentation. Diesen Punkt prüft nicht der Inhaber, sondern der Steuerberater.
5. E-Rechnung
Seit dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 01.01.2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, ab dem 01.01.2028 in jedem Fall — für Firmenkunden und Tagungen, nicht für Privatgäste und nicht unter 250 € brutto. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur E-Rechnung.
6. Barrierefreiheit (BFSG)
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz gilt seit dem 28.06.2025 auch für Buchungsstrecken und verlangt WCAG 2.1 auf den Stufen A und AA. Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten und höchstens 2 Mio. € Umsatz sind ausgenommen — ein 8-Zimmer-Gasthof oft, ein Haus mit 30 bis 60 Zimmern regelmäßig nicht. Verlangen Sie einen Prüfnachweis für die Buchungsstrecke und die Informationen zur Barrierefreiheit für Ihre Website.
7. Datenschutz und AVV
Ihr Softwareanbieter ist Auftragsverarbeiter. Zum Vertrag gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen, ein Löschkonzept und idealerweise ein vorbefülltes Verarbeitungsverzeichnis. Klären Sie außerdem, wann der Anbieter auf Ihre Daten zugreift: Support-Zugriff sollte befristet, von Ihnen freigeschaltet und protokolliert sein.
8. Meldeschein
Seit dem 01.01.2025 entfällt die besondere Meldepflicht für deutsche Staatsangehörige; für ausländische Gäste bleibt sie bestehen, einschließlich Passnummer und Unterschrift. Elektronische Meldescheine sind nach § 29 Abs. 5 BMG zulässig. Aufbewahrt wird ein Jahr ab Abreisetag, danach wird innerhalb von drei Monaten vernichtet (§ 30 Abs. 4 BMG). Die Software sollte die Staatsangehörigkeit unterscheiden und die Löschung selbst erledigen.
Der Vertrag: Laufzeit, Kündigung, Datenexport
Lesen Sie die AGB vor dem Preisblatt. Im Markt finden sich Mindestlaufzeiten von 24 Monaten mit drei Monaten Kündigungsfrist und automatischer Verlängerung um weitere 24 Monate, Verträge über 36 Monate mit Kündigung nur per Einschreiben zum Kalenderjahresende und Zweijahresverträge mit Jahresvorauszahlung. Ein Anbieter hält in seinen Geschäftsbedingungen sinngemäß fest, dass Stammdaten, Rechnungen und Buchungshistorie mit dem Vertragsende nicht mehr verfügbar sind.
Drei Fragen klären das: Wie lange bin ich gebunden? Wie kündige ich? Und bekomme ich meine Daten — Buchungshistorie, Rechnungen, Gästestammdaten, Bilder — vollständig heraus, auch nach Vertragsende? Kurze Kündigungsfristen und ein schriftlich zugesagter Datenexport sind der Maßstab, an dem Sie Angebote messen sollten.
Preismodell: Festpreis oder Provision
Für ein 20-Zimmer-Hotel liegen die Jahreskosten für Buchungsstrecke und Portalanbindung im Markt zwischen rund 300 € und rund 6.000 € — eine Spreizung um etwa den Faktor 20 bei weitgehend gleichem Funktionsumfang. Die Spanne entsteht vor allem durch das Preismodell. Transaktionsgebühren von 2 bis 3 € pro Buchung oder Provisionen von 3 bis 5 % auf den Website-Umsatz wirken zunächst klein. Bei 900 Direktbuchungen im Jahr sind 2 € pro Buchung 1.800 €; 3 % auf 150.000 € Direktumsatz sind 4.500 €. Je besser Ihre Direktbuchung läuft, desto teurer wird das System.
Ein Festpreis bleibt bei Verdopplung der Direktbuchungen gleich. Achten Sie zusätzlich auf eine schriftliche Preisgarantie: Preiserhöhungen bei Vertragsverlängerung gehören zu den häufigsten Beschwerden in Nutzerbewertungen. Und seien Sie bei „Preis auf Anfrage" skeptisch — bei zwölf der untersuchten Anbieter bekommt ein Hotelier ohne Vertriebsgespräch keine Zahl.
Support und Erreichbarkeit
In Nutzerbewertungen ist langsame Software zu Stoßzeiten die häufigste Beschwerde im ganzen Markt; ebenfalls häufig genannt wird Support, der nur per E-Mail erreichbar ist. Für ein kleines Haus ist Erreichbarkeit wichtiger als Funktionsumfang: Wenn die Rezeption zur Anreisezeit zwischen 15 und 18 Uhr nicht weiterkommt, hilft kein Ticketsystem mit Antwort am nächsten Tag. Fragen Sie nach Telefon-Support ohne Zusatzstufen und testen Sie die Demo zu der Tageszeit, zu der bei Ihnen am meisten los ist.
Website inklusive?
Von den untersuchten Anbietern liefern nur drei eine Website im Preis mit — und das sind Baukästen, keine Websites. Sonst kommt sie obendrauf: bei einer Agentur einmalig 650 € für einen Onepager bis 7.500 € für eine Premium-Seite (oder ab 99 € monatlich im Abo), dazu laufend Pflege und Hosting — im typischen Fall 99 € im Monat, also 1.188 € im Jahr. Rechnen Sie Website und Software zusammen, bevor Sie Monatspreise vergleichen — sonst vergleichen Sie einen Teil der Kosten mit den Gesamtkosten.
Kurze Entscheidungshilfe
- Pflichtfunktionen: Lassen Sie sich die acht Punkte in der Demo zeigen, nicht im Prospekt.
- Vertrag: Laufzeit, Kündigungsweg und Datenexport schriftlich bestätigen lassen.
- Preis: Festpreis ohne Provision und ohne Gebühr pro Buchung, mit Preisgarantie.
- Support: Telefon, Reaktionszeit und ein Demo-Test zur Stoßzeit.
- Website: enthalten oder extra — immer die Gesamtkosten rechnen.
- Steuerberater einbeziehen: GoBD-Export und Verfahrensdokumentation vorlegen.
Wie Masaro Hotel das löst
Masaro Hotel kostet 179 € im Monat für jedes Haus mit allen Funktionen, ohne Provision und ohne Gebühr pro Buchung; dazu kommen 29 bis 119 € für Betrieb und Hosting, gestaffelt nach Zimmerzahl (bis 15, 16–30, 31–60, ab 61 Zimmer). Website mit CMS in Deutsch und Englisch, E-Rechnung, Online-Check-in mit Meldeschein und die Anbindung an Buchungsportale sind enthalten, ebenso eine schriftliche Preisgarantie über 24 Monate; danach steigt der Preis höchstens im Umfang des Verbraucherpreisindex, angekündigt drei Monate im Voraus. Die Website-Erstellung und Systemeinrichtung kostet einmalig 1.900 bis 5.900 €, je nach Umfang — die Einzelheiten stehen auf der Preisseite.